Skip to article

Comunica eficient prin email

Comunica eficient prin email
Toti stim cum sa folosim emailul in ziua de azi. Un studiu efectuat in Romania arata chiar ca 40% din comunicarea comerciala este facuta cu ajutorul emailul. Toti credem ca stim sa trimitem emailuri, acesta fiind unul din lucrurile de baza pe care trebuie sa stim sa le facem la actualul nostru job. Dar oare chiar stim sa trimitem emailuri eficiente, sa obtinem ceea ce vrem din corespondenta noastra pe email?

Cred ca ti s-a intamplat si tie ca emailul pe care l-ai trimis unei persoane sa nu fi fost corect interpretat, sau sa fi fost interpretat ca fiind nepoliticos. In cazul in care acest lucru iti este strain, sigur te-ai ciocnit macar o data sa nu ti-se raspunda in timp util la un mail sau sa iti fie ignorat mailul important pe care l-ai trimis. Pentru a evita aceste neplaceri si pentru a avea parte de corespondenta cat mai eficienta pe email, trebuie sa fii atenta la care lucruri de baza, foarte usor de respectat.

Cu cat mai simplu, cu atat mai bine
Trimite intotdeauna emailurile ca "Plain Text", in special atunci cand este vorba despre emailuri in interes de serviciu. In cazul in care alegi sa le trimiti ca "HTML" exista un risc crescut ca acestea sa fie blocate accidental de filtrele anti-spam ale destinaului. In plus, mailurile trimise ca HTML pot avea probleme de formatare, putand ajunge la destinatar intr-o forma deloc estetica, prost aliniate sau cate si mai cate.

Semneaza ca un profesionist!
Mailurile tale trebuie sa fie intotdeauna semnate. Chiar daca destinatarul cunoaste adresa ta de email, este mai politicos si mai placut sa incluzi si o semnatura de a ta. Semnatura nu trebuie sa aiba mai mult de 4 randuri, pentru a nu arata prea incarcata.
Trebuie musai sa includa datele la care destinatarul te poate contacta precum si numele sau chiar logoul companiei tale. Un exemplu de semnatura profesionista ar fi urmatoarea:

Maria Ionescu
Andromeda SRL
Website: www.andromeda.ro
Telefon: (021) 252 76 80

Fa-l sa fie citit
Ai nevoie ca emailul tau sa fie citit de catre destinatar si in anumite cazuri chiar ai nevoie sa fie citit in cel mai scurt timp posibil. Primul pas pentru a obtine acest lucru ar fi sa nu uiti sa trimiti mesajul respectiv cu un "subject" adecvat. "Subjectul" sau titlul mesajului trebuie sa contina o descriere succinta a subiectului mesajului. Nu trebuie nici sa fie o descriere lunga, nici sa fie una scurta si complet lipsita de legatura cu subiectul real al emailului. Trebuie sa fie cat mai scurt si la obiect. Un subiect arhi-utilizat cum ar fi "Buna" sau "Urgent" nu o sa il puna in nici un caz pe ganduri pe utilizator, iar acesta nu va deschide prioritar mailul tau.

Fa-l usor de citit!
Asigura-te ca mailul pe care il trimiti este usor de citit. Foloseste paragrafe scurte si ordoneaza-ti ideile cat mai logic. Incearca sa nu scrii prea mult, asa ca exclude informatiile inutile. Mailurile foarte lungi arata inestetic si sunt plictisitoare: nu depasi 50 de randuri in mailul pe care il trimiti. In cazul in care raspunzi la un mail prin "reply" nu pastra mesajul original la care raspunzi. Risti sa obtii un mail mult prea lung. Nu toate programele de email au acelasi suport iar anumite artificii incluse de tine in email este posibil sa nu fie vazute si de destinatar, sau este posibil ca acesta sa le primeasca intr-un cu totul alt format decat cel intentionat de tine. Cu cat sunt mai incarcate, cu atat mesajele ajung mai greu. Daca celui caruia ii trimiti mesajul nu ii merge atat de bine conexiunea la internet, mesajul s-ar putea sa ajunga foarte greu. Evita deci textele inflorate si pozele inutile si inzorzonate.
Politete prin email
In limbajul de zi cu zi, esti obisnuit sa fii politicos in relatia cu persoanele oficiale sau cu superiorii. Stii de asemenea ca persoanelor mai in varsta trebuie sa te adresezi cu o formula de politete. Dar oare stii sa fii la fel de politicos si atunci cand scrii un mail? Incearca sa nu uiti de regula folosirii persoanei a doua plural atunci cand vrei sa fii politicos, nici atunci cand comunici in scris. Nu sunt putine cazurile de relatii care au devenit un pic mai incordate datorita unor adresari considerate nepoliticoase. Ar fi bine sa eviti nu doar persoana a doua singular, ci si emoticonurile sau adresarea directa.

Codul bunelor maniere prin email
Suna surprinzator, dar bunele maniere la trimiterea unui email exista si trebuie respectate. O regula de baza, formulata foarte concis, spune ca "nu este civilizat sa transmiti unei persoane prin email lucruri pe care nu ai avea curaj sau nu ai fi dispus sa i-le comunici si fata in fata". Cred ca cele mai multe dintre noi rosesc sau zambesc subtil cand citesc aceasta ultima afirmatie. De cate ori nu ti s-a intamplat sa ai de cerut ceva unui coleg de serviciu si sa iti fi fost rusine sa ii ceri in persoana, asa ca ai apelat la un email? Am auzit chiar si despre cazuri in care unii angajati au cerut mariri de salariu sau si-au inaintat demisia prin intermediul emailului.

Nu abuza!
Pentru a mentine relatii cat mai armonioase cu colegii de birou, este mai bine sa eviti comunicarea prin email. Comunicarea prin email are rolul de a mari distanta sociala dintre oameni, asa ca ar fi preferabil sa comunici "pe viu" cu cei de la serviciu, pentru a-ti asigura relatii amicale cu ei. Este celebra povestirea cu doi colegi de birou care veneau dimineata la serviciu si se salutau intai pe mail si abia mai tarziu prin viu grai. Doar nu vrei sa ajungi asa! De asemenea, sunt anumite lucruri care nu se vorbesc prin email. Spre exemplu, condoleantele trebuie intotdeauna transmise prin viu grai.

Ataseaza cu cap!
Atunci cand trimiti un atasament mentioneaza-l in corpul mesajului. Este posibil ca destinatarul sa nu fie atent si sa ignore atasamentul. In plus, astazi sunt foarte raspandite atasamentele virusate si cel caruia i-ai trimis mailul poate crede ca este vorba despre un atasament virusat. Atasamentul ar fi bine sa poata fi deschis cu unul dintre programele de foarte mare raspindire. De aceea, este de preferat sa folosesti extensii pentru atasementele tale cum ar fi TXT (plain-text - NotePad), JPG/GIF (pictures), PDF (Adobe Acrobat Reader), DOC (Microsoft Word/WordPad document), XLS (Excel spreadsheet). Asta pentru a fi sigur ca destinatarul are programul cu care sa poata deschide atasamentul respectiv.

Nu uita ce stii despre scrisori
Chiar daca nu este vorba despre o scrisoare, trebuie sa pastrezi anumite reguli specifice acesteia. Prin urmare, asigura-te ca mailurile pe care le trimiti au formula de adresare si formula de incheiere. Nu trebuie sa fie ceva formal. Un "Buna X," si un "Numai bine," sunt suficiente.

Ai grija la ce scrii
Nu uita ca nu este o idee buna sa lasi dovezi scrise, in general, mai ales daca este vorba despre lucruri deloc magulitoare. Nu scrie nimic impotriva regulilor organizatiei din care faci parte si mai ales nu iti barfi colegii sau superiorii prin email. Si aici ma refer si la poantele minore. Ar fi mai bine sa te abtii, mai ales ca niciodata nu se stie cine cui da "forward".

Fii serios, daca vrei sa fii luat in serios
N trimite mesaje de tip spam in mod frecvent la toata agenda de adrese. Chiar daca o gluma ti-se pare teribil de amuzanta, gandeste pe termen lung si da-ti seama ca daca oamenii sunt obisnuiti ca tu le trimiti astfel de mesaje vor fi obisnuiti sa ignore mailurile venite de la tine.

Articole recomandate

Ce responsabilitati ai fata de tine, in functie de varsta, daca vrei sa fii mereu fericita Ce responsabilitati ai fata de tine, in functie de varsta, daca vrei sa fii mereu fericita
Exista o varsta potrivita pentru a-ti asuma diferite responsabilitati, iar felul in care le faci fata este decisiv pentru cat de fericita esti, dar si pentru cat de armonios iti traiesti viata.  Nu putem fugi de responsabilitati, dar unele dintre ele pot fi amanate pana la varsta potrivita.
5 lucruri pe care femeile inteligente le fac inainte de 30 de ani 5 lucruri pe care femeile inteligente le fac inainte de 30 de ani
Exista o varsta pentru toate, iar noi iti prezentam o lista cu lucruri care trebuie facute inainte sa implinesti 30 de ani. Se spune ca varsta e doar o cifra, insa cu totii stim ca e un factor important si ca fiecare etapa din viata presupune parcurgerea unor pasi esentiali pentru o viata fericita
7 strategii testate pentru a primi, in sfarsit, recunoasterea pe care o meriti la serviciu 7 strategii testate pentru a primi, in sfarsit, recunoasterea pe care o meriti la serviciu
Recunoasterea meritelor la serviciu nu vine doar din munca asidua si dedicare, ci mai ai nevoie sa deprinzi si cateva obiceiuri bune, care iti vor asigura o ascensiune fulminanta in cariera. Femeile ambitioase stiu cat de greu poate fi sa iti convingi superiorii sa te promoveze in functie sau sa
5 lucruri care iti garanteaza productivitate maxima. Vei termina treburile in timp record 5 lucruri care iti garanteaza productivitate maxima. Vei termina treburile in timp record
De multe ori treburile care ar trebui sa-ti ia putin timp iti dau peste cap toata ziua? Cea mai simpla solutie este sa apelezi la trucuri de productivitate, asa incat sa te poti concentra la capacitate maxima. La birou sau acasa, o multime de activitati simple ne iau adesea mai mult decat ne-am
5 lucruri pe care o sefa ar trebuie sa le faca pentru a avea o echipa motivata si eficienta 5 lucruri pe care o sefa ar trebuie sa le faca pentru a avea o echipa motivata si eficienta
Esti o femeie manager, cu multe indatoriri si raspunderi? Atunci ai nevoie de o echipa unita si motivata. Iata ce ai de facut pentru asta. Succesul unei echipe se datoreaza in mare parte unu manager bun, un lider in adevaratul sens al cuvantului. Numeroase studii au demonstrat deja ca femeile sunt

Acest site foloseste Cookies. Prin navigarea pe acest site, va exprimati acordul asupra folosirii cookie-urilor.
Mai multe detalii despre Cookies!