Skip to article

Trucuri pentru intalniri profitabile

Trucuri pentru intalniri profitabile
De cate ori nu ai fost la intalniri de serviciu care iti puneau la grea incercare rabdarea? Ti se parea ca nu se mai termina, ca toate subiectele sunt neinteresante sau ca nu se ajungea la nici o concluzie. O mare pierdere de timp. Mai bine ai fi stat la birou ca sa rezolvi problemele cu adevarat presante sau te-ai fi plimbat prin parc. Orice intalnire anuntata te face sa oftezi si sa iti ascunzi cu greu un sentiment de iritare.

Nu trebuie insa sa fie asa. Ci dimpotriva, o intalnire trebuie sa fie o ocazie de a discuta in grup problemele presante, de a cunoaste ideile si activitatea colegilor tai, de a planifica, stabili actiunile viitoare astfel incat sa se obtina cea mai eficace coordonare a eforturilor.

Cu un pic de planificare se poate face astfel incat subiectele care intereseaza doar pe putina lume sa nu fie discutate in detaliu si ceea ce priveste pe toti sa nu ramana fara nici un raspuns.

Cum se organizeaza o intalnire profitabila:

Stabileste un scop
Nu aduna pe toata lumea doar pentru a avea o intalnire grupul trebuie sa aiba o unitate a intereselor si sa se faca schimb de informatii. De exemplu, poti avea intalniri punctuale, cum este cea necesara pentru a stabili pasii unui nou proiect si cine se ocupa de el sau poti avea intalniri regulate pentru a evalua rezultatele echipei si pentru a propune imbunatatiri. Intalnirile nu sunt intotdeauna cel mai indicat mod de a transmite informatia uneori este suficient un memo sau un e-mail.

Selecteaza cu grija participantii
Odata ce ai stabilit obiectivul ia in considerare cine este absolut necesar sa fie prezent. Invita doar pe cei care sunt direct interesati de subiectul supus discutiei sau pe cei care au informatii relevante. Daca stii ca unele persoane ar putea sa se simta lezate daca nu sunt invitate poti sa le aduci la cunostinta stabilirea intalnirii si sa ii lasi sa decida daca vor sa participe sau nu.

Stabileste intervale orare si respecta-le

Toate intalnirile au stabilita o anumita ora de inceput, dar putine ora de sfarsit. Asta poate duce la prelungirea discutiilor fara ca sa se ajunga la o decizie. Stiind ca exista o ora finala participantii se vor concentra mai bine si nu vor avea ocazia sa ajunga la exasperare. In cazul in care mai sunt puncte de discutat cel mai indicat este sa se stabileasca o intalnire viitoare si nu sa se prelungeasca discutia in intalnirea curenta.

Creaza un mediu placut

Incaperea in care are loc trebuie sa fie destul de mare astfel incat toti participantii sa se simta comfortabil. Trebuie sa fie bine luminata si participantii sa se vada cu usurinta unii pe altii. Daca va dura mai mult de o ora este indicat sa oferi racoritoare sau cafea.


Fa-i pe toti sa participe

Nu lasa pe nimeni, inclusiv pe tine, sa domine discutia. Daca unii participanti sunt in mod natural mai retrasi poti sa ii incurajezi cu cateva intrebari specifice.

Nu devia de la scopul initial

Chiar si atunci cand subiectele de discutie sunt planificate din avans pot fi ridicate noi probleme. Nu trebuie insa sa permiti ca topicul discutiei sa fie schimbat. Incearca sa faci acest lucru cu tact: recunoaste inportanta problemei si asigura participantul care a ridicat-o ca ea va fi luata in discutie la o intalnire viitoare.

Tine evidenta a ceea ce s-a discutat

Deciziile si ideile care au parut foarte atractive in timpul intalnirii sunt adesea uitate dupa aceea. De aceea este bine ca cineva desemnat de la inceput sa noteze punctele cheie si actiunile stabilite. Apoi, dupa intalnire, se poate transmite tuturor participantilor o forma elaborata a lor.

Intalnirile sunt o modalitate importanta de socializare si pot genera multe idei atunci cand sunt pregatite cu grija. Daca observi o anumita lipsa de interes din partea participantilor la intalnirile de pana acum tine cont de aceste sfaturi pentru a crea o experienta pozitiva si eficienta pentru toata lumea.

Acest site foloseste Cookies. Prin navigarea pe acest site, va exprimati acordul asupra folosirii cookie-urilor.
Mai multe detalii despre Cookies!