Skip to article

Ipostaze. Momente. Locuri. Amintiri

Ipostaze. Momente. Locuri. Amintiri
Vineri seara. Undeva in zona Piata Universitatii in Bucuresti. Dupa ce treci o straduta, imediat pe dreapta zaresti ceva galben in fata ochilor. Galben cu negru. Dragut. Interesant. Intri. Cobori niste scari si pe drum observi un pian, o vioara, se aude deja muzica. E jazz. Si observi ca e muzica live. Cantaretii nu sunt romani. Bine ai venit! Ma bucur sa te vad! auzi deodata din fata ta si vezi ca o mana se intinde si te prinde si te pofteste where the party is.
Este opening night la Yellow Bar. Este seara prietenilor. Si de abia a inceput.

Totul a pornit de la gandul acestui club-bar. Cu o idee adusa de prin plimbarile propietarului prin New York. Munca multa si apoi PR. Si organizarea evenimentului. Locul era firesc: sediul barului. Cu alte cuvinte locul de desfasurare al evenimentului este subiectul evenimentului. Lansarea clubului. Nu mai este necesara amintirea pasilor urmati din punctul de vedere al organizarii, fiindca acestia sunt mult prea cunoscuti. Important de retinut in acest caz este faptul ca au existat doua seri care au marcat deschiderea acestui bar. Una amintita deja pentru prieteni si parteneri si o alta pentru publicul larg. Urmatoarea. Sambata. Iata asadar o modalitate de PR la indemana oricui, o lansare inedita si care merita retinuta ca idee.

Salut! Hai sa stabilim datele finale. Raman deci 2 pauze de cafea, cum am discutat, pranzul la 12:30, asiguram noi sonorizarea, aducem noi ecran si flip chart iar voi veniti cu videoproiectorul. Aveti acces la sala maine seara si in ziua evenimentului de la 8. Aranjamentul salii ramane cel discutat si... Si discutia a continuat. Erau ultimele detalii verificate cu reprezentantii hotelului pentru evenimentul de poimaine.
Un eveniment de business to business de aici si locul ales: un hotel select. O zi intreaga de prezentari a unor solutii diverse. Publicul: consumatorii finali. Oameni din mediul de afaceri. Directori si manageri. Eleganta, rafinamentul si sobrietatea trebuiau sa fie asadar prezente si in locul ales pentru eveniment. Sau sa fie exprimate de acest loc. Un hotel de 5 stele si ale lui sali elegante au venit imediat in mintea organizatorilor. In discutia pentru contract, s-a rezervat una dintre salile nu foarte mari ale hotelului, o parte a restaurantului cel mai vizitat pentru pranz, s-au cerut 2 pauze de cafea si un welcome desk cu bol pentru carti de vizita. Sala a fost aranjata astfel incat invitatii sa stea cat mai comod, a fost aleasa varianta speakers desk nu prezidiu pentru mai multe persoane pentru a putea focaliza intreaga atentie asupra celui care vorbeste.

Hai, ca doar e Anul Nou! Uite, ninge! Si nici nu e asa frig. Trecem si noi pe acolo, stam la canteva cantece, uite la ora ... va canta... si apoi am plecat. Mergem la Marius pentru restul noptii. Ce zici?
O data in an e anul nou.
Si o data in veac inceput de secol. Ba chiar si de mileniu.
Si uneori simti nevoia de a fi cu alti oameni. De a te bucura impreuna. Iar altii stiu ca a face un eveniment cum nu s-a mai vazut altul in prag de an este pana la urma un instrument de promovare nemaipomenit. Pregatirile sunt in toi cu doar cateva ore inainte de incepere. Dar fiecare minut petrecut facand rezervari pentru focurile de artificii si cautand o echipa pentru asigurarea sonorizarii perfecte, fiecare clipa dedicata confirmarii prezentei celor care vor canta si incheierii contractelor, fiecare ban dat pe promovare merita. Rezultatele sunt transmise in lumea intreaga. Mileniul s-a schimbat si pe plaiurile mioritice.
E drept ca un spectacol in aer liber nu este singura modalitate de a organiza trecerea dintre ani. Dar e una dintre multele posibilitati.

Si petrecerea de Craciun este un moment important atat in viata personala, cat si in viata unei organizatii. Multe mari companii organizeaza astfel de petreceri pentru angajatii lor cu doar cateva zile inainte de Craciunul propriu-zis. Am vazut ca destul de multe opteaza ca amplasare pentru unul dintre pavilioanele centrului Romexpo. Spatiul este dreptunghiular ca forma, iar prin inchirierea mai multor astfel de pavilioane se pot forma patrate, daca se doreste sau daca este necesar. Bine ai venit! Scena te asteapta! Cei de dinaintea ta de abia au terminat repetitiile, asa ca ai vreme sa te desfasori in voie! Locul o data ales, urmeaza sa fie decorat, branduirea am spune in termeni specializati. Apoi vine ca pas asezarea conform discutiilor initiale, in functie de numarul invitatilor, de cat de mare este scena si ringul de dans, de amplasarea meselor pentru bufetul suedez si tot asa. Insa petrecerea este de pomina, angajatii se simt bine, mai ales ca au la dispozitie si oameni care fac tatuaje nepermanente si coloreaza fetele si parul participantilor realizand adevarate opere de arta de o noapte. MC-ul este si el ales din randul vedetelor indragite de angajatii companiei pentru ca totul este gandit ca un intreg unitar. Iar petrecerea de Craciun nu va fi uitata curand. Garantat.

E totul aranjat la Ateneu? Masinile sunt gata? Stiu soferii pe cine sa ia si de unde? Aranjarea locului e gata? Totul este in ordine, nu va faceti nici o grija! Presedintele Academiei Romane a sosit, ministrul culturii este si el anuntat si a confirmat, se stie cu cine va veni Presedintele Romaniei... Totul este in ordine. Actorii si saxofonistul cred ca au ajuns deja pentru ultimele repetitii. Totul merge conform planului.
Un an important. Anul 2000 Anul Mihai Eminescu in Romania. Si o colectie importanta: Opere fundamentale lansata in Romania de Editura Univers Encliclopedic, o colectie care s-a vrut si a devenit un succes, o idee copiata ulterior de multe alte edituri. Primul autor aparut in colectie? Desigur Mihai Eminescu. Lansarea primelor 3 volume are loc chiar pe 15 ianuarie 2000 la Ateneul Roman intr-o sarbatoare fastuoasa. Garda nationala prezinta onorul, iar la eveniment sunt invitati numai unul si unul. Presedintele Romaniei Ion Constantinescu, ministrul culturii Ion Caramitru, Directorul General al Editurii Univers Enciclopedic Vlad Popa, presedintele Academiei Romane Eugen Simion, importanti membri ai guvernului si parlamentului, actori, reprezentanti ai mediului cultural si desigur ai mass-media.
Un alt tip de eveniment, un alt concept, un nou loc de desfasurare: o institutie de cultura. Cu siguranta ca pentru lansarea unei carti evenimente se pot realiza si cu mai putine resurse implicate in cazul lipsei acestora si la o librarie. Pentru acest eveniment, Ateneul Roman a fost alegerea perfecta.


Ceea ce trebuie retinut insa este faptul ca alaturi de alte elemente, locul sfinteste evenimentul.
Si inca o precizare. Foarte des atat in companii cat si in cadrul agentiilor de relatii publice se foloseste termenul locatie ca sinonim pentru loc de desfasurare al unui eveniment. Conform dictionarelor in vigoare, aceasta este o folosire improprie a termenului, intrucat locatie inseamna de fapt (conform DEX) inchiriere (Chirie platita pentru anumite lucruri luate in folosinta temporara. Taxa de locatie = taxa care se plateste drept sanctiune in caz de depasire a termenului de incarcare sau descarcare a vagoanelor de cale ferata sau a autovehiculelor.). Termenul mai are si un inteles juridic, care se refera la un contract prin care una dintre parti se obliga sa procure si sa asigure celeilalte parti folosinta unui lucru pentru un timp determinat in schimbul unei sume de bani.


Evenimentul ca tot sau Tot evenimentul
Orice eveniment are un context al sau. Marcheaza ceva. O lansare, un corporate event, un targ s.a.m.d. El este de asemenea inclus intr-o strategie de relatii publice pe termen lung. Ca atare, evenimentul are si un loc in cadrul organizatiei si al planurilor sale de dezvoltare si de gestionare a imaginii. Prin urmare totul trebuie sa iasa cat mai aproape de perfectiune. Lumea trebuie sa plece cu o impresie buna despre organizare si despre lucrurile care au constituit subiectului respectivului eveniment. Atentia acordata fiecarui detaliu conteaza.
Exista de obicei trei faze ale evenimentului: pre-eveniment, in timpul evenimentului si post-eveniment, fiecare cu actiuni specifice, cu masuri ce trebuie luate.
Dar sa le luam pe rand.

Pre-eveniment
Desigur ca mai intai de toate este gandul evenimentului. Ideea ca legat de un anumit aspect se poate organiza un eveniment. Apoi se precizeaza anumite detalii care sunt incluse intr-un plan mai amplu de activitati al companiei.
Plecand de la datele generale despre eveniment existente, se stabilesc publicul sau tinta si implicit, locul de desfasurare cel mai potrivit. Nu intotdeauna a face un eveniment in buricul targului este lucrul cel mai nimerit. Un hotel de tipul Mariott, Hilton, Crowne Plaza e perfect pentru evenimente gen reuniri cu reprezentanti din randul oamenilor de afaceri, al directorilor, media s.a.m.d., insa pentru tineri s-ar putea ca un eveniment care sa implice un concert in piata Universitatii ori a Constitutiei sa fie mult mai bun (ca sa ne limitam la Bucuresti ca zona pentru exemplificare). Samsung Running Festival este un eveniment aparte si recent, spre exemplu. Un bar, un hotel, un cinema, un parc, o librarie, o cabana, un vapor toate, alaturi de multe altele, sunt locuri perfecte pentru evenimente. Imaginatia face diferenta si alegerea e determinata in final de specificul evenimentului, de scopul sau, de publicul tinta si de anotimp fireste si de buget si de evenimentele care mai au loc in aceeasi perioada. Toate locatiile devin la randul lor subiect de eveniment in momentul in care se lanseaza. Spre exemplu, Yellow Bar din Bucuresti atunci cand s-a deschis a avut in vedere doua evenimente: o seara dedicata special prietenilor si partenerilor proprietarului si o seara pentru public si media.

E foarte important insa ca rezervarile de sala sau de loc sa fie realizate din timp, sa fie verificate cele mai mici detalii, pentru ca in final participantii vor primi o invitatie si un program detaliat. Iar daca in program se spune ca masa este intr-un restaurant, apoi asa trebuie sa fie. Si daca prezentarile in cazul unui eveniment care presupune asa ceva sunt intr-o anumita ordine, atunci acea ordine trebuie respectata. Altfel se creeaza confuzie si o impresie uneori nefavorabila a publicului atat in ceea ce ii priveste pe organizatori, cat si pe prezentatori (in cazul in care acestia difera).

E bine sa existe o programare temeinica, esalonata in timp, a tuturor actvitatilor ce trebuie realizate pana la momentul evenimentului. Si pentru fiecare activitate in parte trebuie sa existe un termen limita si un responsabil. De la parteneriatele media si pana la materialele promotionale, de la invitati si pana la angajarea hosteselor, de la realizarea mapelor pentru eveniment si pana la realizarea template-ului pentru prezentari. Alegerea cadoului evenimentului este de asemenea foarte importanta, adaptarea lui fiind cruciala: de la port visit-card-urile si pixurile obisnuite si pana la posibile mingii, de la PDA-uri si pana la suporturi de diverse feluri si marimi. Din nou imaginatia si bugetul au o foarte mare implicatie asupra deciziei finale.

Si inca un lucru important: repetitiile. Oricat de mult ar parea ca este o atitudine scolareasca, prezentarile trebuie verificate. De la verificarea suportarii formatului de catre laptop-ul evenimentului si pana la verificarea modului de prezentare al celor care vor vorbi. E foarte important sa nu fie un discurs blocat, plin de aaa-uri, de pauze fara rost, sa fie un discurs construit dupa reguli temeinice general adoptate si cu exemple elocvente. Succesul evenimentului depinde de toate aceste detalii.

In timpul evenimentului se coordoneaza in principiu lucruri deja stabilite. Se verifica dis-de-dimineata aparatura, se confirma din nou programul cu reprezentantii locului unde se desfasoara evenimentul, se fac ultimele precizari hosteselor, se asaza ecusoanele si mapele de prezentare, se pun deoparte cadourile pentru inmanarea lor participantilor. Coordonarea este permanenta, si daca apar probleme se incearca remedierea acestora. Spre exemplu, se verifica prezentarile cu cel putin doua in avans, astfel incat daca o prezentare nu se deschide, cineva sa poata lua o masina pentru a veni cu o alta varianta a prezentarii sau cu programul necesar la timp pentru ca invitatii sa nu isi dea seama de problema aparuta.

Post eveniment
Aceasta este etapa finala a evenimentului. Ea implica insa activitati importante, care merg de la trimiterea comunicatului de presa, postarea a diverse materiale pe site, acordarea interviurilor in media, trimiterea materialelor suplimentare solicitate de participanti, respectarea intelegerilor anterioare cu partenerii (care au implicatii post-eveniment, de tipul trimitere revista presei, materiale, analiza evenimentului etc.) si pana la monitorizarea impactului evenimentului in media, primirea si analizarea feedback-ului de la participanti si fireste, evaluarea evenimentului.
Acesta este un element foarte important, pentru ca din greseli se inavata si mici probleme aparute si observate vor fi pe viitor evitate.

Cu siguranta ca mereu este loc de mai bine. La fel ca si cu obiectivele. O data un obiectiv atins, cerem, ne dorim mai mult. Personal si profesional. Insa privirea evenimentului ca tot unitar este esentiala pentru asigurarea succesului sau. In lume s-au creat programe soft speciale pentru gestionarea evenimentelor, care ii ajuta pe organizatori sa planifice si sa urmareasca desfasurarea activitatilor. Si chiar daca evenimentele nu reprezinta uneori decat pasul final dintr-un lung sir de activitati, el se bucura de o mare vizibilitate, mai ales daca relatia cu media este gestionata corect, si atunci are un impact major asupra companiei organizatoare, asupra produselor sau serviciilor lansate, asupra organizatiei in general.

Articole recomandate

Ce responsabilitati ai fata de tine, in functie de varsta, daca vrei sa fii mereu fericita Ce responsabilitati ai fata de tine, in functie de varsta, daca vrei sa fii mereu fericita
Exista o varsta potrivita pentru a-ti asuma diferite responsabilitati, iar felul in care le faci fata este decisiv pentru cat de fericita esti, dar si pentru cat de armonios iti traiesti viata.  Nu putem fugi de responsabilitati, dar unele dintre ele pot fi amanate pana la varsta potrivita.
5 lucruri pe care femeile inteligente le fac inainte de 30 de ani 5 lucruri pe care femeile inteligente le fac inainte de 30 de ani
Exista o varsta pentru toate, iar noi iti prezentam o lista cu lucruri care trebuie facute inainte sa implinesti 30 de ani. Se spune ca varsta e doar o cifra, insa cu totii stim ca e un factor important si ca fiecare etapa din viata presupune parcurgerea unor pasi esentiali pentru o viata fericita
7 strategii testate pentru a primi, in sfarsit, recunoasterea pe care o meriti la serviciu 7 strategii testate pentru a primi, in sfarsit, recunoasterea pe care o meriti la serviciu
Recunoasterea meritelor la serviciu nu vine doar din munca asidua si dedicare, ci mai ai nevoie sa deprinzi si cateva obiceiuri bune, care iti vor asigura o ascensiune fulminanta in cariera. Femeile ambitioase stiu cat de greu poate fi sa iti convingi superiorii sa te promoveze in functie sau sa
5 lucruri care iti garanteaza productivitate maxima. Vei termina treburile in timp record 5 lucruri care iti garanteaza productivitate maxima. Vei termina treburile in timp record
De multe ori treburile care ar trebui sa-ti ia putin timp iti dau peste cap toata ziua? Cea mai simpla solutie este sa apelezi la trucuri de productivitate, asa incat sa te poti concentra la capacitate maxima. La birou sau acasa, o multime de activitati simple ne iau adesea mai mult decat ne-am
5 lucruri pe care o sefa ar trebuie sa le faca pentru a avea o echipa motivata si eficienta 5 lucruri pe care o sefa ar trebuie sa le faca pentru a avea o echipa motivata si eficienta
Esti o femeie manager, cu multe indatoriri si raspunderi? Atunci ai nevoie de o echipa unita si motivata. Iata ce ai de facut pentru asta. Succesul unei echipe se datoreaza in mare parte unu manager bun, un lider in adevaratul sens al cuvantului. Numeroase studii au demonstrat deja ca femeile sunt

Acest site foloseste Cookies. Prin navigarea pe acest site, va exprimati acordul asupra folosirii cookie-urilor.
Mai multe detalii despre Cookies!