Skip to article

E-mail organizat

E-mail organizat
Nu ti se pare deseori ca mesajele primite iti bombardeaza posta electronica? Multe din ele nici macar nu iti sunt necesare. Sunt doar spam-uri ce iti incarca spatiul inutil.

Ai observat ca devine tot mai greu sa iti organizezi e-mail-ul? Deja ai nevoie de multe ore suplimentare pentru a culege informatii valabile. E dificil si obositor dar necesar. Cine stie ce informatii pretioase se pot ascunde intr-o mare de mesaje! Daca ideea pe care o astepti de atata timp sta linistita intr-un mail ce doreste sa fie citit? Nu poti sa pierzi momentul.

Cel mai dificil lucru este sa iti up-gradezi constant calculatorul. Si e usor cand accesezi netul in fiecare zi. Dar ce faci atunci cand te intorci din vacanta sau pleci la o intalnire de afaceri in afara orasului?

Toate problemele isi gasesc o rezolvare pana la urma. Important este sa stii de unde sa incepi. Propunerea mea este sa pornesti cu studierea Outlook-ului. Daca ai impresia ca il cunosti foarte bine deja, atunci ideile mele pentru o mai buna organizare nu te vor surprinde.

Outlook-ul permite creearea mai multor foldere inbox. In functie de propriile dorinte, puteti seta fiecare folder sa primeasca acele mesaje care corespund criteriilor enuntate. Este o solutie mult mai avantajoasa decat cercetarea laborioasa a unui singur inbox incarcat.

Pentru a realiza acest lucru trebuie sa alegeti din meniul File, optiunea Folder si "Create new folder". Selecteaza inbox, asigura-te ca setarea "Folder contains:" e activata pentru "mail items" si denumeste folderul. Apasa OK si primul tau inbox a fost creat; in acest mod poti concepe oricate foldere doresti.

O buna modalitate de a observa mesajele utile este sa iti schimbi "punctul de vedere". Mai precis, in Outlook 2003, da click pe optiunea View, apoi selecteaza "Arrange By" urmat de "Conversation". Vei putea, astfel, sa vizualizezi toate mesajele care sunt legate de tema aleasa si sa te orientezi mai bine in alegerea celor pe care doresti sa le citesti imediat.

Incearca sa renunti la organizarea mesajelor in functie de data primirii lor. Este mult mai usor sa te orientezi daca mesajele sunt asezate in ordine alfabetica. In acest fel, poti alege sa citesti mail-urile unui anumit expeditor sau sa le stergi pe acelea pe care nu le mai consideri importante. Aceasta se poate realiza printr-un simplu click pe linia "From". Daca esti sigur ca anumite mesaje pot fi sterse atunci o metoda rapida (dar fara cale de intoarcere) este comanda "Shift" + "Delete". Intoarcerea la modalitatea initiala de vizualizare este posibila prin apasarea liniei "Received".

Un sfat pretios este acela de a pastra casuta electronica nu foarte incarcata. Cu cat pastrezi in inbox mai multe mesaje, cu atat ai mai multe sanse sa uiti ce contin. Comanda care va rezolva problema este: din meniul Tools - optiunea "Rules and Alerts". Mail-urile desemnate vor fi trimise ori intr-un nou foder, ori chiar in "Deleted items". Prin acest mod, mail-ul nu se va supraincarca si va fi mult mai simplu sa cunosti informatia continuta doar prin simpla asociere cu subiectul mesajului.

Dezvoltati-va creativitatea! Renuntati la culorile posomorate si personalizati imaginea. Suita de optiuni Tools-Organize - Using Colors va ajuta sa alegeti nuantele preferate pentru a distinge expeditorii. E de la sine inteles ca va fi mult mai simplu de observat mesajele urgente sau foarte importante.

Daca ai cunostinte avansate de Outlook, aceste sfaturi ti se vor parea banale. Te incadrezi printre cei care se pot lauda cu e-mail-uri bine organizate. Sunt destui oameni care nu sunt la fel de preocupati in acest sens dar care pierd timp pretios "filtrand" singuri mesajele. Pe langa aceste indicatii, exista si alte detalii ce merita a fi mentionate.

Pentru o prelucrare mai rapida a informatiilor primite este recomandat sa folosesti "scurtaturi". Cele mai utilizate sunt: Ctrl-Shift-M pentru crearea unui nou e-mail, Ctrl-R pentru scrierea raspunsurilor, Ctrl-P pentru printare, Ctrl-C pentru copiere si Ctrl-V pentru lipire. Daca muti un mail in agenda, se va creea automat o noua intrare. Aceste scurtaturi necesita insa si atentie. Se poate intampla, din prea multa graba si avand prea multe adrese memorate in agenda, sa trimiti mesaje unor destinatari care nu ar trebui sa le primeasca. Creeaza nume de subiecte cat mai coerente si sugestive; marcarea lor poate fi, de asemenea, un sistem recomandat.

Acestea sunt metodele pe care le recomand pentru a va imbunatati sistemul de organizare a mail-urilor. Nu sunt greu de realizat si va vor usura considerabil munca. Outlook-ul este un program care va pune la dispozitie metode bune de sistematizare a informatiilor. Daca primiti multe mesaje, cel mai bun rezultat in urma folosirii acestei aplicatii se va vedea dupa o perioada mai lunga in care nu ati verificat e-mail-ul. Cu siguranta veti fi recunoscatori dupa utilizarea lui.

Citeste despre

Acest site foloseste Cookies. Prin navigarea pe acest site, va exprimati acordul asupra folosirii cookie-urilor.
Mai multe detalii despre Cookies!