Skip to article

Stii sa scrii un email profesionist? Partea a II-a

Stii sa scrii un email profesionist? Partea a II-a
Ce lungime trebuie sa aiba un email pentru a fi citit? Cand folosesti Cc si Bcc? Sa ceri confirmare de primire? Iata toate sfaturile pentru a scrie email-uri eficace la serviciu!

Citeste aici Partea I a articolului, pentru mai multe tips-uri!

Nu neglija subiectul email-ului

Trebuie sa expui subiectul pe scurt, in cuvinte-cheie, pentru ca destinatarul mesajului sa poata identifica rapid mesajul de la tine in multitudinea de mesaje din Inbox. Atentie la cuvintele care pot duce la confundarea mesajului cu un Spam: gratuit, 100%, castigator, promo. Chiar daca mesajul rezista fazei de filtrare, chiar destinatarul il poate confunda cu un Spam la o privire rapida. Tot in acest scop, evita ca la Subiect sa treci majuscule sau sa folosesti punctuatie excesiva.

Cand folosesti Cc si Bcc?

Copiile (Cc) si copiile ascunse (Bcc) sunt surse eterne de gafe. Asta nu inseamna ca nu trebuie sa le folosesti, ci sa stii cum si cand.

Stii sa scrii un email profesionist? Partea a II-a

In ceea ce priveste copia ascunsa, Bcc, e simplu: nu trebuie folosita niciodata! Ea este valabila in context personal, in niciun caz profesional, deoarece risca sa se intoarca impotriva expeditorului. Astfel, destinatarul ar putea sa faca o greseala de manipulare si sa dea un Reply catre toti, dezvaluind astfel stratagema expeditorului. In plus, nu stii niciodata unde va ajunge acel mail prin simplul Forward. Exista o singura exceptie: unde exista destinatari multipli, ale caror adrese nu trebuie cunoscute unii de catre altii.

Copia simpla, Cc, poate fi utilizata, insa cu buna stiinta. La Cc se trec persoanele care trebuie sa stie despre desfasurarea unui eveniment, insa fara sa fie direct implicate. Ele pot fi: superiori ierarhici, un coleg, un superior al destinatarului. Atentie: nu trebuie sa-i trimiti sefului Cc la orice mail fara importanta, ci doar in cazurile sensibile. Atunci cand raspunzi la un mail cu Cc, e bine sa le raspunzi tuturor, deoarece persoanele din copie au nevoie in general sa stie si raspunsul tau.

Confirmare de primire si alte gadget-uri

Confirmare de primire, importanta crescuta, mentiunea de confidential... atatea unelte care pot fi utile, cu conditia sa fie folosite in mod exceptional. In general, se pierde timp prin adaugarea acestor mentiuni, si risti sa-ti agasezi interlocutorul. Lasa-l pe el sa judece care este importanta mesajului. In definitiv, care este rostul in a avea un mail plin de mesaje marcate cu mentiunea Important?

Gestionarea propriei cutii postale electronice

Daca nu stii sa-ti gestionezi mail-ul, nu vei putea fi eficient la serviciu. Iata cateva principii generale!

Arunca! Cea mai buna cale de a gasi email-urile importante din gramada mare e sa le stergi pe cele inutile. Poti sa-ti creezi un Fisier special, unde sa bagi toata corespondenta mai veche de un an, de exemplu, sau cat consideri tu de veche. Arunca: discutiile fara importanta intre colegi, toate email-urile perimate, newsletterele vechi, spam-urile.

Raspunde! Inainte de a ingropa un mesaj sub altele, fa un efort si raspunde.

Verfica Spam-urile! Din cand in cand, mai verifica si acest fisier indezirabil: e posibil ca unele mesaje importante sa nu treaca de filtrul instalat.

Articole recomandate

Ce configurare de bucatarie e potrivita pentru restaurantul tau Ce configurare de bucatarie e potrivita pentru restaurantul tau
Orice bucătărie de restaurant include 5 zone distincte: depozitare, spălat, pregătire, gătit, servit. Însă ceea ce dictează modul în care vei aranja aceste zone este meniul restaurantului tău. În funcție de acesta se așează totul
Top 5 cele mai cautate cursuri in pandemie Top 5 cele mai cautate cursuri in pandemie
Luam parte impreuna la acelasi scenariu, dar adevarul este ca fiecare simtim starea actuala si o intepretam, intr-un mod diferit. Unii mai afectati decat ceilalti, altii mai increzatori in fortele proprii, mai hotarati ca niciodata de a creste si a evolua. Indiferent in care dintre situatii ne
Femei in IT - 5 motive sa urmezi o cariera digitala Femei in IT - 5 motive sa urmezi o cariera digitala
Știai că unul dintre primii programatori din lume a fost o femeie? Numele ei era Ada Lovelace, o matematiciană britanică din secolul 19 care a fost prima dintre oamenii de știință care a identificat potențialul de aplicabilitate a capacităților
Ce criterii trebuie sa aiba parintii in vedere atunci cand aleg o clinica stomatologica Ce criterii trebuie sa aiba parintii in vedere atunci cand aleg o clinica stomatologica
Pentru copii, facem orice! Aceasta este deviza pe care o urmeaza parintii cand vine vorba despre cresterea copiilor lor. Ca urmare a experientei propriilor copii vizavi de serviciile stomatologice, Ane Mary Popescu a fondat clinicile stomatologice KopfZeit in urma cu 8 ani, alaturi de sotul sau,
Solicitarea de fonduri europene! Primii pasi pentru consolidarea afacerii tale Solicitarea de fonduri europene! Primii pasi pentru consolidarea afacerii tale
Vrei sa devii antreprenor, sa iti dezvolti afacerea pe care o ai sau sa investesti intr-un ONG si nu ai bani? Poti apela la fondurile nerambursabile. Desi pare de cele mai multe ori un drum dificil, accesarea fondurilor europene este accesibila (cu putin efort) oricarei persoane. Tipuri de fonduri