Skip to article

Beneficiile comunicarii pe mail la birou

Beneficiile comunicarii pe mail la birou
Comunicarea scrisa este esentiala in orice companie, chiar daca este vorba de o cladire intreaga sau de un simplu birou. Lucrurile scrise sunt mai usor de pus in practica si de verificat, iar in plus, acestea pot fi utilizate si pentru a iesi din anumite situatii neplacute.

Iata cateva dintre beneficiile comunicarii scrise in birou

Scapi de sedinte


In loc sa chemi pe toata lumea intr-o sedinta si sa pierdeti timp pretios, este mult mai simplu sa trimiti un mail, cu toate detaliile necesare catre toti cei implicati, in care, desigur, sa ii stimulezi sa te abordeze cu intrebari ori de cate ori este nevoie.

Un mail il scrii in maxim 10 minute (in functie de amploare), in timp ce o sedinta se poate intinde pana la o ora.

Desigur, nu este recomandat sa amani sedinte importante, care trebuie discutate sau braistorminguri doar pentru ca este mai usor sa trimiti un mail. De asemenea, daca sedinta se tine totusi, este recomandat ca la finalul acesteia sa tirmiti un mail cu un rezumat al prezentarii, in cazul in care unul dintre angajati nu a fost atent sau nu a inteles anumite aspecte.

Scapi de discutii

Mailurile sunt cea mai buna arma pe care o poti avea atunci cand cineva te acuza de anumite lucruri in ceea ce priveste munca profesionala. De exemplu, foarte multi angajati se plang de faptul ca superiorii lor sau chiar alti colegi i-au acuzat ca au facut lucrurile gresit sau ca au facut lucrurile altfel decat li s-a spus.

Ei bine, daca tu ai un mail in care persoana respectiva ti-a dat indicatii clare, iar tu le-ai respectat intocmai, te poti folosi de ceea ce chiar el a scris.

De asemenea, daca tu dai un mail unei alte persoane, iar aceasta sustina ca nu si-a indeplinit acest task pentru ca tu nu ai anuntat-o, poti dovedi ca tu ai dreptate prin prezenta acestui mail.

Mai mult respect

Faptul ca tu iti dedici 5 - 10 minute sa compui un mail bine organizat, in loc sa ii comunici verbal, pe fuga sau sa ii lipesti un post-it pe monitor cu o propozitie din care nu se intelege aproape nimic, arata ca tu respecti persoana in cauza, ca ii respecti munca si ca esti dispusa sa rupi cateva clipe din timpul tau pentru a-i usura munca.

Acest lucru va fi cu siguranta apreciat de catre colegi si sefi.

Atentie!

Acorda atentie editarii mailului si asigura-te ca acesta nu are greseli de niciun gen.

Incepe cu o formula de salut si incheie cu una la fel de politicoasa. Este total neplacut sa primesti un mail care sa inceapa inca din primul rand cu problema. Astfel de mailuri sunt deranjante pentru destinatari, care au tendinta sa le ia in mod personal sau care pot sa le vada ca pe o tragere la raspundere ori acuzare atunci cand nu este cazul.

Incearca sa mentii un ton profesional, chiar daca esti prietena buna cu destinatarul. Indiferent de relatia pe care o aveti in afara biroului, comunicarea pe mail trebuie facuta la un nivel cat mai serios.

Trimite mailuri de multumire si raspunde cat se poate de repede la toate cele pe care le primesti. In cazul in care ai trmis un mail in care cereau un favor/serviciu si ti s-a raspuns, nu uita sa trimiti un mail de multumire. De asemenea, mailurile in care ti se cer raspunsuri/explicatii, au nevoie de raspuns urgent, asa ca nu le amana.

Autor: Ana-Maria Dragota

Articole recomandate

4 calitati pe care trebuie sa le aiba o femeie pentru a reusi intr-un business dominat de barbati 4 calitati pe care trebuie sa le aiba o femeie pentru a reusi intr-un business dominat de barbati
Numarul femeilor din Romania care isi deschid propriile afaceri sau ajung pe pozitii de conducere in companii importante creste de la un an la altul. Ambitia si dorinta de a dovedi ca pot sa faca fata presiunii mediului antreprenorial, dar si faptul ca din ce in ce mai multe doamne aspira la a fi
Sfaturi pentru un interviu de angajare reusit Sfaturi pentru un interviu de angajare reusit
Cu totii am trecut sau vom trece la un moment dat prin emotiile primului interviu de angajare. Oricat de sigur ai fi pe abilitatile tale, atat personale, cat si privind experienta profesionala, elementul de nou cantareste extrem de mult atunci cand intri in contact cu angajatorul. Noi avem cateva
4 metode care te vor face sa fii productiv, nu ocupat 4 metode care te vor face sa fii productiv, nu ocupat
A fi ocupat si a fi productiv sunt doua lucruri total diferite. Intr-o lume in care a devenit la moda sa fii ocupat, sa spui ca muncesti si sa ai intotdeauna agenda plina, putini sunt cei care exploateaza timpul pe care il au la dispozitie in moduri care sa le aduca beneficii. Exista mai multe
Joburi interesante si bine platite fara a avea studii de specialitate. Ce trebuie sa faci pentru a obtine un astfel de loc de munca Joburi interesante si bine platite fara a avea studii de specialitate. Ce trebuie sa faci pentru a obtine un astfel de loc de munca
Sa ai un job bine platit, care te poate ajuta sa iti indeplinesti toate visurile, sa calatoresti, sa iti permiti lucruri pe care ti le doresti din tot sufletul, este destul de dificil in aceasta perioada, mai ales in contextul pandemiei de coronavirus, cand mii de locuri de munca au disparut si
3 soft skills pe care sa ti le dezvolti in 2022 si cum te ajuta in cariera 3 soft skills pe care sa ti le dezvolti in 2022 si cum te ajuta in cariera
Odată cu stilul de muncă la distanță, în afara biroului, au apărut noi cerințe în ceea ce privește joburile existente și mai ales cele noi. Conform raportului oficial al World Economic Forum, Future of Jobs Report , până în 2025