Gestionarea timpului la serviciu: ponturi pentru eficienta maxima

ele.ro 23 Iul 2012, 16:37

Gestionarea timpului la serviciu s-a transformat dintr-o necesitate profesionala, intr-o tematica reala a trainingurilor organizate de companii pentru angajatii lor. Fiecare dintre noi are nevoie la un moment dat de cateva ponturi utile pentru o eficienta maxima la munca, altfel riscul de a sta tot mai mult peste program ramane iminent.

La un moment dat, ai avut si tu senzatia ca orele zilei iti sunt insuficiente pentru a duce la bun sfarsit lista de sarcini de la birou. Viata ta personala are de suferit cand depasesti programul de lucru, iar gestionarea timpului la serviciu poate fi cauza principala a acestei probleme. Tu te poti numi un manager iscusit al timpului? Vezi daca te regasesti in ponturile de mai jos.

Lipsa de organizare

Faptul ca timpul zboara pe nesimtite cand esti ocupata pana peste cap nu este noutate pentru nimeni. De aceea, o lipsa de organizare in modul de lucru este deseori pionul principal al serilor tale petrecute la birou.

Chiar daca se vorbeste mult in ultimii ani despre multi-tasking (rezolvarea mai multor probleme simultan), obisnuinta de a trece in permanenta de la o sarcina la cealalta se poate solda cu timp irosit si rezultate proaste. Pastreaza-ti talentul de a jongla cu mai multe treburi concomitent pentru situatiile de criza.

Fa o lista cu tot ce ai de finalizat pentru ziua in curs si ocupa-te de fiecare punct pe rand. Te vei concentra mai usor la o singura idee, te vei simti mai relaxata si vei avea mai limpede in minte ce ai de facut.

Scindarea sarcinilor

Nici nu ajungi bine la serviciu, ca ramai fara aer cand realizezi ce lucruri obositoare si complexe ai de facut pana la orele dupa-amiezii. Anxietatea in cauza te va tine pe loc, iar tu te vei mobiliza mult mai greu de teama muncii colosale.

Iata de ce scindarea sarcinilor este foarte utila: imparte lista multe sectiuni mai mici si fa un prognostic asupra timpului necesar. Cand te concentrezi pe partile mai mici, inaintezi spre final fara sa constientizezi efortul depus si bifezi intreaga sarcina mai repede decat crezi.

Amanarea

Incearca sa eviti amanarea cat mai mult posibil, pentru ca stii foarte bine ca porcul nu se poate ingrasa cu adevarat in Ajun. Cand stii ca ai un proiect de onorat peste 2 saptamani, ocupa-te de planificare cu 2-3 zile inainte de startul muncii propriu-zise. Lasa-ti un timp "de rezerva" pentru eventuale intarzieri si urgente, apoi stabileste-ti singura termene-limita.

Chiar daca nu le respecti de fiecare data, presiunea responsabilitatii te va determina pana la urma sa te intorci la treaba. In acest mod, reduci la minimum riscul de a intra in panica ultimei sute de metri, iar rezultatul va fi unul mai calitativ decat cel obtinut prin 2-3 nopti albe.

Factorii perturbatori

Un alt motiv pentru care gestionarea timpului la serviciu nu este tocmai atuu-ul tau este acela ca te lasi distrasa de factori perturbatori. Odata ce ti-ai stabilit un interval de timp pentru o sarcina, nu te opri din treaba pana la final. Pune-ti telefonul pe modulul silentios si abtine-te din a-ti verifica emailul. Pastreaza navigarea pe site-urile de socializare pentru pauze si roaga-i pe cei din jur sa nu iti solicite atentia in timp ce lucrezi.

Curatenia din birou

Tot pentru gestionarea eficienta a timpului este necesara din curatenia din birou. Lucreaza intr-un mediu bine organizat, cu actele si instrumentele esentiale la indemana. Revistele vechi, hartiile si alte obiecte inutile iti perturba accesul catre dosarele importante.

A.Dobrin