Cum sa scrii un e-mail de business perfect

ele.ro 26 Ian 2012, 09:07

E-mailul reprezinta o modalitate rapida si foarte eficienta de comunicare , insa utilizarea incorecta a acestuia se poate plati foarte scump.

Un client important care primeste de la tine un e-mail lipsit de profesionalism poate fi determinat sa refuze orice fel de afacere sau colaborare cu tine.

Pe de cealalta parte, un e-mail scris dupa cateva reguli simple, poate reprezenta cheia succesului intr-o afacere... sau cel putin pentru inceputul unei afaceri.

Iata care sunt regulile de care trebuie sa tii cont atunci cand redactezi un e-mail catre un partener de afaceri, un colaborator sau coleg de munca.

1. Subiectul e-mailului

Un aspect foarte important al scrierii unui e-mail este subiectul mesajului. Alege cuvintele cu mare grija, astfel incat sa compacteze in maxim 5 cuvinte ideea mesajului trimis.

2. Formula de inceput

Intotdeauna incepe e-mailul cu o adresare politicoasa sau cu o formula de salut. Este total neindicat sa intri direct in subiect pentru ca in acest fel vei da dovada unei persoane lipsite de profesionalism.

3. Lasa spatii intre paragrafe

Intre formula de inceput si primul paragraf este recomandat sa fie doua spatii libere, iar intre celelalte paragrafe este indicat sa fie cate un spatiu liber. In acest fel mailul va fi usor de parcurs si citit.

4. Continutul e-mailului

Dupa formula de introducere este recomandat sa te prezinti (in cazul in care destinatarul e-mailului nu stie cine esti) si sa spui care este scopul mesajului tau. Incearca sa fii cat mai concisa, sa spui foarte clar ce anume iti doresti si eventual sa oferi si anumite detalii care sa faca discutia mult mai usoara.

Evita sa introduci glume in textul e-mailului, sa folosesti un limbaj indecent sau nepotrivit, sa fii sarcastica sau ironica, chiar daca intentiile tale sunt bune. Risti altfel sa ajungi sa il jignesti pe destinatar fara sa iti dai seama.

5. Formula de incheiere

Formula de incheiere trebuie sa contina un mic text de multumire, numele tau complet, numele companiei pentru care lucrezi, departamentul (daca este cazul), adresa companiei si un numar de telefon la care poti fi contactata.

Sfaturi utile!

Inainte de a trimite e-mailul mai verifica inca o data eventualele greseli gramaticale sau de ortografie. Chiar si cea mai mica greseala poate lasa destinatarului o impresie neplacuta despre tine.

Reciteste textul. Este posibil ca anumite propozitii sa nu semnifice chiar ceea ce ai vrut tu sa spui, iar aceste lucruri le poti descoperi la o simpla verificare.

Evita sa folosesti emoticon-uri, oricat de simpatice ti se par. Acestea nu sunt destinate e-mailurilor de business.

Evita sa folosesti prea multe culori in text. In general oamenii se simt agasati de e-mailurile in care gasesc propozitii scrise cu rosu, cu CAPS LOCK sau cu multe semne de exclamare. Eventual, daca vrei sa evidentiezi anumite lucruri, te poti folosi de functia bold.

Foloseste functia BCC pentru a-ti trimite si tie o copie a e-mailului. In acest fel vei avea si tu o copie a mesajului, chiar daca de obicei acestea sunt salvate in folderul cu Mesaje trimise.

Autor: Ana-Maria Dragota