Comunica eficient prin e-mail

ele.ro 16 Sep 2008, 11:00

Cand incerci sa gasesti in e-mail niste informatii trimise de un coleg de job cu cateva saptamani in urma, ce te ajuta sa le obtii mai repede? Daca expeditorul a inclus informatiile importante intr-un mesaj mai mare, iti va lua ceva timp pana sa le descoperi. Sau, mai rau, daca este o persoana cu care colaborezi des la job, iar ceea ce vrei sa afli se regaseste intr-un reply dintr-o serie mai mare de e-mail-uri, va trebui sa aloci destul de mult timp unei astfel de cautari.

Iti prezentam mai jos cateva reguli de succes pentru a realiza o comunicare eficienta prin e-mail.

Subiectul/titlul e-mail-ului

Titlul unui articol de ziar are doua functii: iti atrag atentia si te informeaza despre continutul textului pe care urmeaza sa il citesti. Subiectul/denumirea e-mail-ului trebuie sa faca acelasi lucru - utilizeaza-l pentru a informa destinatarul despre ce este vorba EXACT in e-mail, in cateva cuvinte relevante.
• poti include un indemn precum "Va rog sa raspundeti pana in data de 23 septembrie";
• daca e-mail-ul tau este unul periodic prin care trimiti un raport, scrie si data in subiectul mail-ului.
Asa cum un ziar fara titluri ar arata ridicol, un e-mail in care nu treci subiectul creste sansele ca mesajul respectiv sa nu fie citit, ba chiar si sters.

Un singur aspect per e-mail

Una dintre partile pozitive la e-mail, in comparatie cu scrisoarea clasica, este ca nu te costa mai mult sa trimiti mai multe decat unul singur. Deci, daca trebuie sa comunici cu cineva, la job sau privat, scrie e-mail-uri separate pentru fiecare subiect. In acest fel, persoana cu care corespondezi iti poate raspunde separat la fiecare e-mail intr-un timp cat mai scurt. Prin e-mail-uri cu subiecte unice vei primi raspunsuri clare si la obiect, ceea ce iti va creste eficienta la job.

Ca orice corespondenta de afaceri, e-mail-urile trebuie sa fie concise, cu fiecare scop detaliat in paragrafe. Propozitiile trebuie sa fie scurte si la subiect. Corpul e-mail-ului ar trebui sa contina toate datele pertinente, sa fie direct si informativ.

Specifica raspunsul pe care il vrei

Asigura-te ca incluzi in e-mail-ul trimis orice reactie pe care doresti sa o starnesti, precum un telefon, o intalnire sau un raspuns imediat. Totodata, un e-mail profesionist va include informatiile de contact: nume, functie si numar de telefon.

Fii organizata

Daca utilizezi e-mail-ul in comunicarea de zi cu zi la munca, asigura-te ca iti faci ordine in inbox cel putin o data pe zi, astfel incat sa eliberezi spatiu pe server. In cazul in care ti se solicita un raspuns imediat si nu ai timp pentru o informari detaliata, trimite un mesaj standard ca esti in vacanta sau intr-o sedinta, dar ca ai primit mesajul si vei raspunde cat de curand posibil.

E-mail-uri la job

Este indicat ca e-mail-urile interne sa fie verificate cu regularitate astfel incat sa nu ratezi anumite informari cu privire la proiecte sau la diverse sarcini. Desi comunici in fiecare zi cu unii colegi cu care te intelegi bine, e-mail-urile catre ei nu ar trebui sa fie informale. Un e-mail reprezinta o forma de comunicare scrisa care poate fi tiparita si poate ajunge si la alte persoane. Intotdeauna, verifica ortografia si evita argoul. Pentru mai multe informatii despre acest subiect citeste aici

www.myjob.ro