Beneficiile comunicarii pe mail la birou
history_edu ele.ro calendar_month 11 Aug 2011, 09:17
Comunicarea scrisa este esentiala in orice companie, chiar daca este vorba de o cladire intreaga sau de un simplu birou. Lucrurile scrise sunt mai usor de pus in practica si de verificat, iar in plus, acestea pot fi utilizate si pentru a iesi din anumite situatii neplacute.
Iata cateva dintre beneficiile comunicarii scrise in birou
Scapi de sedinte
In loc sa chemi pe toata lumea intr-o sedinta si sa pierdeti timp pretios, este mult mai simplu sa trimiti un mail, cu toate detaliile necesare catre toti cei implicati, in care, desigur, sa ii stimulezi sa te abordeze cu intrebari ori de cate ori este nevoie.
Un mail il scrii in maxim 10 minute (in functie de amploare), in timp ce o sedinta se poate intinde pana la o ora.
Desigur, nu este recomandat sa amani sedinte importante, care trebuie discutate sau braistorminguri doar pentru ca este mai usor sa trimiti un mail. De asemenea, daca sedinta se tine totusi, este recomandat ca la finalul acesteia sa tirmiti un mail cu un rezumat al prezentarii, in cazul in care unul dintre angajati nu a fost atent sau nu a inteles anumite aspecte.
Scapi de discutii
Mailurile sunt cea mai buna arma pe care o poti avea atunci cand cineva te acuza de anumite lucruri in ceea ce priveste munca profesionala. De exemplu, foarte multi angajati se plang de faptul ca superiorii lor sau chiar alti colegi i-au acuzat ca au facut lucrurile gresit sau ca au facut lucrurile altfel decat li s-a spus.
Ei bine, daca tu ai un mail in care persoana respectiva ti-a dat indicatii clare, iar tu le-ai respectat intocmai, te poti folosi de ceea ce chiar el a scris.
De asemenea, daca tu dai un mail unei alte persoane, iar aceasta sustina ca nu si-a indeplinit acest task pentru ca tu nu ai anuntat-o, poti dovedi ca tu ai dreptate prin prezenta acestui mail.
Mai mult respect
Faptul ca tu iti dedici 5 - 10 minute sa compui un mail bine organizat, in loc sa ii comunici verbal, pe fuga sau sa ii lipesti un post-it pe monitor cu o propozitie din care nu se intelege aproape nimic, arata ca tu respecti persoana in cauza, ca ii respecti munca si ca esti dispusa sa rupi cateva clipe din timpul tau pentru a-i usura munca.
Acest lucru va fi cu siguranta apreciat de catre colegi si sefi.
Atentie!
Acorda atentie editarii mailului si asigura-te ca acesta nu are greseli de niciun gen.
Incepe cu o formula de salut si incheie cu una la fel de politicoasa. Este total neplacut sa primesti un mail care sa inceapa inca din primul rand cu problema. Astfel de mailuri sunt deranjante pentru destinatari, care au tendinta sa le ia in mod personal sau care pot sa le vada ca pe o tragere la raspundere ori acuzare atunci cand nu este cazul.
Incearca sa mentii un ton profesional, chiar daca esti prietena buna cu destinatarul. Indiferent de relatia pe care o aveti in afara biroului, comunicarea pe mail trebuie facuta la un nivel cat mai serios.
Trimite mailuri de multumire si raspunde cat se poate de repede la toate cele pe care le primesti. In cazul in care ai trmis un mail in care cereau un favor/serviciu si ti s-a raspuns, nu uita sa trimiti un mail de multumire. De asemenea, mailurile in care ti se cer raspunsuri/explicatii, au nevoie de raspuns urgent, asa ca nu le amana.
Autor: Ana-Maria Dragota
Alte articole despre
